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ミーティング調整ツール「YouCanBook.Me」について解説

こんにちは、TAKです。
今回は、顧客とのミーティング時間を調整する時に役立つツールを紹介したいと思います。

ビジネスでは、何かしらの目的を持って「ミーティング」や「打ち合わせ時間」を確保しますが、意外と時間の調整に時間がかかることってありますよね。社内ならまだしも、社外の大切なお客様であれば、より一層慎重に調整しようとするのではないでしょうか?

そこで今回は、スムーズにミーティング時間の調整を出来るようにすることを目的として、役立つオンラインツール「YouCanBook.Me」を紹介していきます。

【こんな人に読んで欲しい記事です】

● 業務効率化のために、スムーズに時間調整してミーティング出来るようになりたい方

● 顧客ミーティングを決めるにあたって、毎回メールのやり取りに追われている方

ミーティングの調整を最適化する必要性

そもそもミーティングを調整する必要があるのはなぜでしょうか?
それは、他の予定と被らないように時間管理をすることで、色々なお客様とやり取り出来るようになるからです。「そんなの当たり前じゃん」と怒られてしまいそうな質問でしたね。

では、ミーティングの調整は最適化出来ていますか?
「最適」というのは言葉の通り、「最も適した状態」にしているかどうかという意味です。

相手にするお客様や業種によって、ミーティングの頻度やその形態は異なるので一概には言えないでしょうが、法人営業を前提とした場合には、限られた時間の中で効率的にミーティングを行い、自社の製品・サービスを最大限にアピールして売り上げを伸ばすことが重要となります。

そのためには、こちら側のキャパシティ(対応できる時間帯等)を公開して、相手側に選んでもらえるようなシステムを利用していくことがポイントとなります。それを無料で実現出来るのが、今回紹介する「YouCanBook.Me」というサービスです。

「YouCanBook.Me」の使い方を紹介

登録(Sign up)

まずは「YouCanBook.Me」のページにアクセスしてサインアップ(登録)しましょう。
以下画面キャプチャを用いながら説明していくので、参考にしてみてください。

右上のSign up画面から進む
Googleアカウントでの登録がオススメ
自分のアカウント情報を入力して完成させる

ページアカウントの作成

続いて、スケジュールを調整する基本画面の設定をしていきます。
ここで設定した名前がそのままページリンク(URL)にもなるので、法人の場合は社名などにした方がわかりやすくて良いでしょう。

ここも言葉だけだとイメージ湧かないと思うので、画面キャプチャ貼っておきます。

アカウント設定後、自分の「予約ページ」を作成する
左側で設定した内容にもとづいて、予約ページ(右側イメージ)が出来る

上記画面で、予約ページのイメージとURL名を決めることが出来ます。
(設定後の変更も可能)

カスタマイズ①【時間軸の設定】

基本的な画面が設定出来たので、続いて「時間軸」の設定をしていきます。
ここでいう「時間軸」というのは、ミーティングを受け付ける時間帯や、ミーティングの長さなどを意味しています。

ページアカウントの設定が完了すると、以下のような「Dashboard」ページに移ります。
「Edit settings」から、各種設定をすることが出来るようになります。

Edit settingsから各種設定が可能
カスタマイズが出来る全体画面イメージ

カスタマイズ画面に移ったので、以下赤枠部分で「時間軸」設定をしていきましょう。
下記画面では、「何時から何時までの範囲でミーティングを受け付けるか」を設定します。

ミーティングを受け付ける時間帯の設定

「Edit」をクリックすると、以下のように曜日別に受け付ける時間帯の設定が出来ます。
僕は各月の気分などで変えていますが、以下では10時~22時で土日含め受け付ける設定にしています。

曜日別に時間帯や休憩時間を設定する画面

そして、「Duration&Display」画面から、ミーティングを開催する時間単位を設定出来ます。
僕の場合は、基本的に「30分単位」としていますが、長めの時間が必要であれば「1時間」以上を選択してみてください。

ミーティングの開催時間を設定出来る画面

カスタマイズ②【フォーム設定】

ミーティングの時間軸の設定が完了したので、続いて「ページフォーム」の設定をしていきます。
具体的に、ミーティングの相手となる方に入力してもらう画面となるので、どういった情報が必要かを考えて項目を考えてみてください。

入力項目を決定する画面

以下の画面は、会社名を入力出来るように追加したものです。
「This is a required field」にチェックを入れることで、入力必須項目にすることも出来ます。

確認項目の追加も可能

予約時間を入力してもらった後に表示するメッセージの設定も可能です。
デフォルトでは以下のような画面になっているはずです。

予約時間を入力してもらった後に表示するメッセージ画面

デフォルト設定でもいいですが、英語なので日本語でわかりやすいように変更しておきましょう。
以下は一例ですが、ミーティング時間が確認出来るように変更しておけばOKです。

メッセージ画面を日本語に編集

カスタマイズ後の最終チェック

最後に、自分が設定してきた内容のチェックをしておきましょう。
以下画面のように進めば確認することが出来ます。

Live booking pageから自分の設定ページの確認が可能
上記のような画面が出てくるので、テストとして予約確定してみましょう。
予約確定後に表示されるメッセージ画面

「こんな感じで表示されるんだな」というのがわかりましたね。
今回紹介した内容以外にも調整出来る箇所はあるので、興味のある方は色々と調整してみてください。
最低限、今回紹介した内容について調整出来ていれば、基本的には問題ないでしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は、ミーティング時間を効率的に調整出来るツール「YouCanBook.Me」について紹介してきました。
毎回時間の調整に時間がかかってしまっている方は、参考にしてみてください。

では今回はこのへんで。