【法人向け】業務効率化を進めるためのロードマップ

「自社の業務効率化を進めたいけど、何から手を付ければいいかわからない」と悩んでいる中小企業のバックオフィス担当者や一人社長向けのシリーズ記事です。

「業務効率化」といっても企業によって業種や事業目的が異なる以上、業務プロセスはだいぶ異なるでしょうが、ここでは最低限導入すべきオンラインツールを中心に紹介していきたいと思います。

ビジネスコミュニケーションツールのように企業ごとに選択の余地があるものと、コンプライアンス業務(※)のように選択の余地がないものにわかれるので、別々に紹介していきます。

順次更新予定なので、参考にしてみてください。
(※) 決算申告や登記手続きなどの企業として果たすべきマスト業務

いずれにおいても、オンラインツールの利用を通じた業務スピードupを目的としています。

ビジネスコミュニケーションツールの利用による効率化

在宅ワークの導入体制を整える

2020年2月頃から世界各国で大流行となっているコロナウイルスの影響もあり、今後はより一層のオンライン化が求められそうです。医療現場やメーカー工場、建設現場などオフラインで働く方々に感謝しつつ、負担をかけないように「いざ」という時のために自社のオンライン化を進めてみましょう。

在宅ワークの導入に関する方法や課題は以下の記事で紹介しているので、参考にしてみてください。

オススメITツールの紹介

「これ便利だなー」と思ったITツールを中心に紹介していきます。
僕の独断と偏見でセレクトしてる上、会社環境によって選択基準は変わるかと思うので、興味ある方はのぞいてみてください。

「オンライン会議システムって何がいいのかな?」と悩んでいる中小企業の方は、Wherebyという無料で使えるサービスを検討してみてはいかがでしょうか?世間的にはZoomの流れが強めですが、トレンドよりも自社の環境に合ったツール選びをすることの方が大事です。

顧客ミーティングに関する時間調整を最適化したい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

コンプライアンス業務の効率化

【法務局】登記関連手続きの全体イメージ

法人登記は「法務局」の管轄なので、法務局手続きをオンライン化するためには法務局が準備しているツールをインストールして利用していく必要があります。
また、主に以下のようなシーンで法務局との絡みが発生します。

● 法人を新規設立する場合

● 法務局に届出している登記内容に変更があった場合

● 法人の登記簿謄本が必要な場合

● 法人の印鑑証明書が必要な場合

上記のような場面に遭遇した時に備えて、法務局手続きをオンライン化するための記事を以下にまとめましたので、「これからオンライン化したい!」と考えている方は参考にしてみてください。

法務局のホームページを見て頂ければわかると思いますが、結構わかりにくいです。
親切すぎて(?)情報過多になっていたり、リンク先が今一つわからなかったりするので、そういった方は以下記事を順番にこなして頂ければオンライン化出来るはずです。

すべきことをシンプルにまとめると、以下のプロセスが必要になります。

ステップ① 電子署名するために、「電子証明書」を取得する

ステップ② オンラインで手続きするために、法務局指定のソフトウェアをインストールする

ステップ③ 目的に応じた手続きをオンラインで実施する(登記変更や登記簿謄本取得など)

ステップ①とステップ②は逆でもいいですが、①は多少時間を要するので先にやっておいた方がいいです。
以下、手順別の記事を貼っておくので参考にしてみてください。

ステップ① 電子証明書の取得

ステップ② オンライン手続きの事前環境構築

ステップ③ 具体的なオンライン手続き方法

順次更新予定です。