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法人登記の変更事項を「e-Gov」で申請する方法【年金事務所】

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こんにちは、TAKです。
今回は、政府オンラインシステム「e-Gov」を使った申請方法について紹介していきます。

以前、「e-Gov」の環境構築に関する記事を書いたので、今回は「年金事務所」への変更申請手続きを実際に見ていきたいと思います。「e-Govって何?どうすれば使えるの?」という方は、まずは以下の記事を参考にしてみてください。

【こんな人に読んで欲しい記事です】

● オンライン電子システム「e-Gov」を使った申請をしていきたい方

● 年金事務所に対して、法人登記変更内容をオンラインで届出したい管理層の方

「e-Gov」を用いたオンライン申請が出来るようになることで、窓口に行かず登記変更事項を伝達することが出来るので、非常に便利です。ただ、僕が実際に操作した感想を先にお伝えしておくと、総務省のシステムはめちゃくちゃ使いにくいです。「UXとか知らないのかな?」って印象を受けたくらいです。

この記事では極力画面キャプチャを用いながら、全体フローがイメージしやすいように紹介していきますが、一応心の準備をしてコーヒー片手に手続きを進めていくことをオススメします。

【e-Gov】オンライン申請の全体像イメージ

年金事務所に対して必要となる手続きの概要

まず最初に、「e-Gov」を使ったオンライン申請の全体像を紹介しておきます。

今回は、法務局で法人登記を変更した後の「年金事務所」への変更届をe-Gov経由で実現することが目的なので、その点今一度確認しておいてください。

「商号や登記住所変更」を前提とした場合、年金事務所へ必要となる手続きは「適用事業所名称/所在地変更(訂正)届」の提出です。「事実発生から5日以内」の提出が要求されていますが、基本無理なので法務局から登記簿謄本を取得次第、忘れずに手続きを進めるようにしましょう。

理由としては、「法務局での登記変更の完了」と「変更後の登記簿を入手」を事実発生から5日以内に終わらせることはほぼ不可能だからです。

「e-Gov」オンライン申請の基本的な流れ

これから実際に「e-Gov」を用いてオンライン申請を進めていきますが、冒頭でお伝えした通りかなりわかりにくいです。手当たり次第進めて無駄な工程やストレスが発生することを避けるため、申請フローのイメージ図を用意してみました(赤字部分は留意点です)。

「e-Gov」を用いた手続きの全体フロー(イメージ)

申請の流れ自体は別に違和感ないのですが、各ステップごとに問題が発生するので、最初にトラブル(ストレス)回避のために確認しておくべき設定を2つ見ていき、その後実際に申請書を作成していきます。

【e-Gov】トラブル回避の事前設定①|アプリケーション起動時

まず最初に確認しておきたいのは、「前回インストールしたアプリケーションが起動するか?」という点です。これは今回の年金事務所への手続きに限らず、その他手続き時にも共通することなので、問題ないか確認しておきましょう。

今回の手続き対象となる「適用事業所名称・所在地変更(訂正)届」を以下画面で検索するか、このページに移動してみてください。URL変更等によりページが適切に表示されない場合は、検索してください。

「e-Gov」における手続き検索画面

以下画面の「申請する」ボタンを押して、「e-Gov電子申請アプリケーションを起動」というボタンを押してみてください。



適用事業所名称・所在地変更(訂正)届」の申請画面
「e-Gov」申請用アプリケーションの起動画面

押してもアプリケーションが起動しない場合は、「ポップアップブロックの解除」をしておく必要があります。面倒ですが、一回設定すればその後問題なく起動するはずなので設定していきましょう。

設定方法はコチラから確認出来るので、ブラウザごとに設定するようにしてください。
僕はGoogle Chromeなのですが、最終的には以下のように設定出来ていればOKです。

ブラウザとしてGoogle Chromeを利用している場合の設定画面(イメージ)

これで無事アプリケーションが起動出来るはずです。

【e-Gov】トラブル回避の事前設定②|電子署名の付与時

続いては、「申請書を作成した後に電子署名を付与する時のストレス」を回避する設定です。
実際に電子署名の付与時にならないとイメージ湧かないと思いますが、「事前に電子署名に関する設定をしていないと、作成した申請書に電子署名を付与できない」という意味不明な状態になります。

「法務局で電子署名を入手したのに、まだ設定がいるの?」という感じですが、「e-Gov」を使うにあたっては事前に電子証明書のインストールをしておく必要があるようです。入手した電子証明書のファイルを選択する方式ではなく、ブラウザにインストールした電子証明書を用いるようなイメージです。

コチラでも電子証明書のインポート方法が書いてありますが、以下画面キャプチャでも紹介しておきます。
取得した電子証明書をダブルクリックすれば以下画面から始まるので、画面に沿って進めてください。

電子証明書をブラウザへインポートする手順(1/5)
電子証明書をブラウザへインポートする手順(2/5)
電子証明書をブラウザへインポートする手順(3/5)
電子証明書をブラウザへインポートする手順(4/5)
電子証明書をブラウザへインポートする手順(5/5)

これで準備OKです。
次からは、実際に必要となる申請書を作成していきます。

【e-Gov】登記変更事項を年金事務所にオンライン申請する

基本情報の入力

まず最初に、基本情報を入力していきましょう。
ここは特に問題なく進められるので、自社情報を入力していけばOKです。

基本情報の入力画面(1/3)
基本情報の入力画面(2/3)
基本情報の入力画面(3/3)

入力が完了したら、「ファイルに保存」ボタンを押してローカルに保存しておいた方がいいです。
もし再申請したり、その他手続きで再度基本情報を入力するときに、「ファイルから読込」で呼び出せば入力を省略出来るためです。

申請情報の入力①|適用事業所名称・所在地変更

次に、メインとなる「適用事業所名称・所在地変更届」を入力していきます。
ここは少しわかりにくいですが、項目に沿って入力すれば問題ないです。

「適用事業所名称・所在地変更届」の入力画面(1/2)
「適用事業所名称・所在地変更届」の入力画面(2/2)

入力が完了したら、同じように「ファイルに保存」しつつ、入力に問題がないか「入力チェック」をしてみてください。問題がある場合は表示が出ますが、何が問題なのかわかりにくいのが難点です。

この後添付書類として「登記簿謄本」を添付していきますが、「郵送でもいいよ」という方は「郵送」ボタンにチェックを入れておいてください。電子で送りたい方は「電子」ボタンにチェックです。

申請情報の入力②|添付書類の選択

申告書の入力が完了したので、添付書類(登記簿謄本等)の選択をしていきましょう。
(個人的には一番ストレスを感じた作業でした。)

まず「どこで添付すればいいの?」って感じですが、以下画面から切り替えることが出来ます。

添付書類を選択する画面

添付書類の「入力」をクリックすれば、以下のような画面に移ります。

添付書類を添付する画面

ここが一番わかりにくいのですが、結論としては「PDF化した登記簿謄本」をデスクトップに保存しておき、「参照」ボタンからファイルを選択すればOKです。書類名には「登記簿謄本」と名前を付けておけば大丈夫です。

添付したファイル名部分には「ローカルパス」が表示されているので「ちゃんと添付出来てるの?」といった印象を受けましたが、提出時にpdfファイルが送信出来ていることが確認出来るので、問題ないようです。

電子署名の付与

添付書類を添付出来たら、電子署名を付与していきます。

「署名して次へ進む」ボタンを押すと、ブラウザ上で証明書の選択を求められますが、最初に先ほどの設定をしていないとこの画面で表示されません。しかも、他のよくわからないものも出てくるため、「どれが法務局で取得した電子証明書なの?」とユーザーに優しくないシステム設計にストレスを感じますね。

選ぶべき証明書としては、「Registrar of Tokyo Legal Affairs Bureau」となっている「法務局」を意味する証明書です。東京法務局以外で取得された方は「Tokyo」部分が違っていると思います。

ちなみに、ダブルクリックして中身を確認すると有効期限を確認出来るので、これと自分が取得した電子証明書の一致を確認することは可能です。

電子署名の選択画面

作成電子データの提出

最後に、作成したデータを選択して提出すれば完了です。
以下画面のように、対象手続きを選択して提出しましょう。

作成データの送信画面

以下のような「到達確認」が表示されれば、申請手続きは完了です。
お疲れ様でした、疲れましたね。。

「到達確認」の表示がされれば手続き完了

ちなみに、ここに記載してある情報(到達番号や問い合わせ番号)は、指定したメールアドレスに連絡事項が届いた際に確認するために必要となります。そのため、「表示内容を保存」ボタンを押してローカルに保存しておきましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は、「e-Gov」を使って実際に年金事務所関連の手続きを進める方法について解説してきました。
僕自身、自分の会社で使ったのですが、何度もやり直すはめになり本当に使いにくいと感じるほどでした。

ただそれでも窓口に行かずに自宅でスキマ時間に出来るので、やはりオンライン申請は便利ですね。
今回の記事は、実際に操作される方のストレス軽減につながればと思い書かせてもらいました。

では今回はこのへんで。

【追記】代表取締役を変更した場合

今回の記事では「商号や登記住所を変更した場合」を前提にしていましたが、「代表取締役(事業主)」を変更した場合には別途「事業所関係変更届」を提出する必要があるそうです。

● 商号や登記住所に変更があった場合 :  適用事業所名称/所在地変更(訂正)届

● 代表取締役に変更があった場合 : 健康保険・厚生年金保険適用事業所関係変更(訂正)届

手続きはコチラから電子申請することが可能です。
(URL変更があり見れない場合は、手続き名から検索するようにしてください。)

事業主に変更があった方は、こちらの内容もあわせて参考にしてみてください。