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法人登記に必要な電子証明書の「申請」手続きを解説します

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こんにちは、TAKです。

会社の登記情報に変更があった場合、どのように手続きしていますか?
今回は「毎回法務局の窓口まで行って対応しているけど、面倒だからオンライン化したい」と考えている方や、「コロナのような状況に備えて、今後はオンライン対応出来るようにしたい」という方向けの記事を書いていきたいと思います。

オンライン化するためには「電子証明書」の取得が必要となり、そのためには「申請」と「取得」の2プロセスを経る必要があります。今回は、「申請プロセス」を郵送方法を使って3ステップでシンプルに紹介していきたいと思います。

【こんな人に読んで欲しい記事です】
● 法人オンライン手続きに必要な「電子証明書」を「申請」したいと考えている方
● 法務局のページを自分で調べてみたけど、なんだかよくわからず困っている方
最終的には、以下のものを揃えて郵送することになるので、予め必要な物をイメージしておいてください。
記事の最後に再度チェックするので、今は「こんな資料がいるのね」程度に思ってください。

郵送物の内容
● 電子証明書発行申請書(紙面)← 「手数料分の収入印紙 + 必要事項の記入&押印完了済」
● USBなどの外部媒体 ← 専用ソフトウェアで作成したファイルを保存
● 返信用封筒+切手

【ステップ1】専用ソフトウェアでファイル作成

専用ソフトウェアのダウンロード

まずは「電子証明書発行申請書」を作成することになります。
そのために、法務局HPから専用ソフトウェアをダウンロードする必要がありますので、下記法務局ホームページからダウンロードしておいてください。

必要事項を記入

インストールが完了したら、アイコン「商業登記電子認証ソフト」を開きます。
すると、以下のようなページが出てくるかと思うので、「手順1」をクリックしてファイルを作成していきましょう。今回は申請にフォーカスしている記事なので、「手順1」と「手順2」が対象となります。
(手順2は法務局に出向いてもいいですが、今回は郵送の方法を使います。)

次に、「手順1」のボタンをクリックすると以下の画面が表れるので、必要事項を記入していきましょう。

記入箇所にカーソルを当てれば注意事項が出てくるので、その情報と自社の登記簿謄本を参考にしながら入力していけば問題ありません。

登記簿謄本にない項目については以下参考にしてみてください。

● 電子証明書の有効期間:状況に応じて選択すればOKです。期間に応じて手数料が異なります

(引用:2020年4月時点の法務局ホームページより
● 鍵ペアファイルパスワード:後日使うパスワードになるので、保管しておけばOKです
● 申請ファイルの格納先:外部媒体としてUSBやCDなどを指定すれば、そこに保存されます
● 鍵ペアファイル等の格納先:自分のPCの好きなフォルダを指定すれば、そこに保存されます
上記のファイル作成画面で入力が完了したら、左下のファイル作成実行ボタンを押せば完了です。
完了すると、以下のような画面が出てきます(法務局ホームページより引用)。
以下の点を確認すれば問題ありません。
● 鍵ペアファイル:自分のPCに保存されているか?
● 証明書発行申請ファイル:指定した外部媒体に保存されているか?
● 発行申請書・委任状ファイル:自分のPCに保存されているか?
ちなみに僕のPCには以下のように保存されています。

外部媒体(USB等)に保存

既に説明済ですが、ここでは指定していた外部媒体に「SHINSEI」の名前で拡張子なしファイルが作成されていることを確認出来ればOKです。

外部媒体としては、USBやCD等に保管すれば大丈夫なので、お持ちの媒体を使ってください。
ちなみに外部媒体は提出対象となりますが、後日返却されます。

鍵ペアとなるファイルは保管

これも確認程度でOKですが、自分のPCに「鍵ペアファイル」が保存されていることを確認してください。
後日、電子証明書の取得段階で必要となりますので、厳重に保管しておいてください。

作成ファイルをプリントアウト

申請用ファイルの作成は以上で完了となりますので、ステップ2で記入や押印をするために「電子証明書発行申請書」(申請書・委任状ファイル)をプリントアウトしておきましょう。

【ステップ2】作成ファイルに記入&押印

申請用紙に記入&押印

申請書をプリントアウト出来たら、必要事項を記入して押印しましょう。それだけです。
登記簿謄本の情報と間違っていないか確認しつつ、証明期間と手数料もあわせて確認しておきましょう。

代理人でも可能

代表取締役本人でも問題ありませんが、代理人での手続きも可能です。
その場合であっても、指定の場所に必要事項を記入して押印するだけでOKです。

【ステップ3】最終チェック→郵送

収入印紙を貼る

最後に手数料分の収入印紙を貼っておく必要があります。
コンビニでも収入印紙は買えますが、200円程度の少額しか用意していないことが多いので、郵便局に行って購入した方が確実でしょう。手数料分の収入印紙を購入して、消印せずに郵送すればOKです。

返信用封筒と切手を用意

こちらが郵送した後、その結果を郵送してもらうことになるので返信用封筒と切手を用意しておきましょう。特に問題なければ、後日法務局から「電子証明書発行確認表」が発行され、この資料を使って電子証明書の取得が完了します。

宛先となる自社の管轄法務局はコチラのページから確認出来ます。

最終チェック

では最後に内容物を確認しておきましょう。

郵送前チェックリスト
● 電子証明書発行申請書(紙面)は入っていますか?
● 電子証明書発行申請書(紙面)に必要な手数料分の収入印紙は貼っていますか?
● 電子証明書発行申請書(紙面)に必要事項は漏れなく記入&押印されていますか?
● USBなどの外部媒体は入っていますか?
● 返信用封筒(切手も)は入っていますか?

簡易書留で郵送

以上が確認出来たら郵送して終わりです。
送り方は何でもいいでしょうが、USBなどの外部媒体も入っているので、簡易書留を使った方が良いかもしれませんね。

まとめ

いかがだったでしょうか?
以上が、法務局のオンライン手続きに必要となる「電子証明書」の申請プロセスでした。

コロナのような外出が規制されている状況下では、やはりオンラインでの手続きが非常に便利となるので、この機会に是非試してみてください。申請後にする「取得」プロセスについては以下の記事で紹介しているので、法務局の承認が完了して結果が返送されてきたら、参考にしてみてください。

では今回はこのへんで。