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法務局の登記変更手続きをオンラインで完了する方法を解説します

こんにちは、TAKです。

今回は、法務局に届出している登記事項に変更があった場合、具体的にどのようにしてオンライン手続きをすればいいかを紹介していきたいと思います。

実際にオンライン登記にチャレンジしてみたけど今一つわからない方や、オンライン登記はどんな感じで出来るのか知りたい方は参考にしてみてください。

【こんな人に読んで欲しい記事です】
● 法務局の登記変更手続きをオンラインで完了させたい方
● 業務のオンライン化を進め、業務効率化を図りたい管理者の方

変更内容によって多少申請内容や準備する資料内容は異なりますが、今回は以下の内容を前提として話を進めていきます。操作方法も含め、基本的なやり方さえわかればさほど難しくないです。

・株式会社を前提(合同会社や合資会社といった持分会社ではない)
・変更登記内容は、「商号の変更」「目的の変更」「役員の変更」の3つ
・オンライン登記するために必要な事前準備が完了済(まだの方は記事内リンク参照)
・電子署名として利用する「電子証明書」を取得済(まだの方は記事内リンク参照)

【登記変更プロセス①】システムで申告書作成

申請用総合ソフトの起動

まず最初にシステムを起動して申告書の作成をしていきましょう。
申請用総合ソフトを起動して、ログインしてください。

申請用総合ソフトの画面。オンライン登記のために必要なソフト。

「え?なにこれ?」という方は、事前準備が整っていない状況なので、まずは以下の記事を参考にしてオンライン登記の環境構築を進めておいてください。

商業登記申請書の作成

申請用総合ソフトにログインしたら、実際に申請書を作成していきます。
オフラインであれば法務局窓口に置いてある申請用紙に記入していく必要がありますが、ソフトを使えば色々と転記してくれて楽な上、記入ミスもなくなるので、やはりオンライン化するメリットは大きいです。

ただ初めてこのシステムを使う時は、どこに何があるのかよくわからないので、以下画面キャプチャを参考にしながら進めてみてください。

まず最初は目的に応じた申請書の作成が必要となるので、法人登記変更であれば以下赤枠を選択する必要があります。異なる目的の場合には、その他適切な内容を選択してみてください。

申請書作成画面。法人登記変更であれば、上記赤枠を利用。

上記画面で登記申請書を選択すると、以下のように色々と入力する画面が表れます。
案内に従って記入していけばいいのですが、イメージしやすいように入力必要箇所を赤枠で案内していきます。適宜参考にしてみてください。

「証明書情報取込」や「オンライン会社・法人検索」を使うと、自社情報を転記してくれるのでオススメ。
変更登記内容に応じて記載。登記変更内容によって登録免許税や添付書類が変わる点に注意。
「別紙表示」を押すことで、詳細な登記内容を記入していくことが可能になる。
代理人による申請をする場合には記入。下記部分で委任状も作成する。
申請先の登記所を選択(上記は港区の場合)。委任状を作成することも可能。

一気に画面だけ紹介しましたが、こんな感じで必要事項を記入していけばOKです。
具体的な登記事項は「別紙」で作成する必要があるので忘れないようにしてください(以下参照)。

添付書類として何が必要かわからない方は、法務局ホームページから確認出来ます。
リンク先をたどっていくと、Wordファイルがサンプルがあるのでそこで確認可能です。
登録免許税の税額表は国税庁ホームページまたは上記リンク先のWordファイルサンプルから確認出来ます。

ざっくりですが、規模の小さい会社であれば、役員変更関係は1万円、商号や目的変更は3万円です。
まとめて申請出来る内容もあるので、可能ならまとめて申請しましょう。

「別紙作成」で登記すべき事項を記載

実際に登記すべき内容は、「別紙表示」を選択して「別紙作成」画面で記入します。
以下のような画面で操作出来るので、変更内容に応じたものを選択して作成してみてください。

別紙表示を押した後の画面。上記赤枠から変更内容を選択する。
商号変更を選択した場合

作成内容の確認及び完了

申告書の作成が完了したら、最後に内容のチェックをして完了させます。
少し煩わしいのが、全角入力しか受け付けない箇所と半角入力しか受け付けない部分があるので、チェック時にエラーメッセージが出たら直していきましょう。

赤枠部分で確認⇒完了操作が可能

申請書の作成が完了したら、この後「電子署名の付与」「データの送信」「電子納付」「郵送」というプロセスを踏んでいくことになります。

【登記変更プロセス②】電子署名の付与

申告書の作成が完了したので、電子証明書を利用して電子署名を付与していきます。
実際に画面キャプチャを見た方がわかりやすいので、ここも画像参考にしてみてください。
難しくないです。

「電子証明書って何?持っていないよ」という方は、以下記事を参考にして電子証明書を申請&取得しておく必要がありますので、まずそちらの作業を完了させておいてください。

以下、「赤枠」部分を参考にしながら進めてみてください。

電子署名を付与する画面。最初は「未署名」の状態。
ファイルで署名する方法を選択
上記のようなファイルタイプを選択。自分のローカル環境や外付けHDDに保存しているはず。
環境構築時に決めたパスワードを入力
うまくいけばこんな感じ
見にくいですが、署名が完了している状態だと「署」のマークがつきます。

こんな感じです。
電子証明書を適切に保管していれば迷うこともなく出来たと思います。

続いて、実際にデータを送信していきましょう。

【登記変更プロセス③】作成データの送信

このプロセスも簡単です。
システム時間外だと送れなかったはずなので、そこだけ注意しておいてください。
(利用時間・運転状況はコチラから確認可能です。)

申請データ送信を押すだけ

【登記変更プロセス④】電子納付

データの送信が完了したら、電子納付を使って登録免許税を納付しましょう。
納付のボタンをクリックすれば以下のような画面に進むので、自社の状況に応じた内容を入力してください。

電子納付の選択画面
電子納付選択後、必要事項を記入して納付すればOK

電子納付は期限までに完了させれば問題ないので、郵送まで先に完了させてから後日操作しても大丈夫です。
ただ忘れないようにしましょう。

【登記変更プロセス⑤】必要書類の郵送

内訳表の印刷

データの送信や電子納付が完了したら、必要資料を郵送しましょう。
株主総会議事録のような会社内部で用意すべき資料は、添付ファイルとしてデータ送信時に添付することも可能みたいですが、僕が登記変更をした時は郵送手段を使いました。

理由としては、内部作成資料以外にも下記で紹介するような別資料が必要だったためです。

郵送する場合には、「内訳表」を印刷して郵送物に含める必要があります。
「こういった資料を添付してますよ」と法務局の方にわかりやすくチェックしてもらうためですね。

以下画面のように「アクション」から操作することが可能です。

内訳表の表示方法

確かHTML表示となるので、Wordにコピペして印刷すればOKです。

印鑑証明書の取得 (代表取締役変更時)

代表取締役を変更する場合には、「印鑑証明書」の添付が必要となります。
マイナンバーカードを持っていれば、近くのコンビニ内の端末で簡単に取得出来るので、わざわざ役所まで行って並んで取得する手間も省けます。

コロナウイルスの影響で支給される給付金もそうですが、確定申告の場面や行政サービスを受ける場合には、利用頻度は高くないもののマイナンバーカードがあると便利(ないと不便)なので、持っていない方は取得しておいた方がいいですよ。

印鑑(改印)届書の作成 (代表取締役変更時)

また、代表取締役を変更する場合には、法務局に届け出している「代表印」が変わることになるため、合わせて改印届出書を提出する必要があります。

法務局ホームページから申請書をダウンロード出来るので、サンプルと合わせて確認して作成してください。
(印鑑に関する届出の印鑑(改印)届書の記載がある箇所)

印鑑証明書を複数取得する方は気にする必要ないですが、以下画面の赤枠部分にチェックは入れておいた方が良いです。これによって、登記申請時に添付が求められる印鑑証明書と、改印時に求められる印鑑証明書をまとめて利用することが出来るためです。余分に印鑑証明書を取得する必要なくなるということです。

印鑑(改印)届書内の記載事項に関する留意点

最終チェックして郵送

あとは、実際の郵送内容に問題がないか最終チェックをして郵送するだけです。
印刷した「内訳表」と内容物が一致しているかを確認して郵送しましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は、法務局の登記変更をオンラインで完了させる方法について紹介してきました。
最初は操作画面に戸惑うかもしれませんが、一度操作出来れば次からはだいぶ簡単に出来ます。

具体的に準備する資料や記載内容がわからない場合には、管轄の法務局に相談してみてもいいでしょう。
外注するとコストが高くつくので僕は自分でやりました。
周りに相談出来る人もいなくて困っている方であれば、TwitterのDMなどでご相談ください。

では今回はこのへんで。