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【管理者必見】業務を外注するメリットと必要性を解説します

こんにちは、TAKです。
今回は、企業の管理職や個人事業主の方向けに「業務の外注」について解説していきたいと思います。

【こんな人に読んで欲しい記事です】

● 業務を外注する必要性やメリット・デメリットについて知っておきたい方

● 業務外注時のポイントや管理方法を知っておきたい企業担当者や個人事業主の方

外注は「アウトソーシング」とも言われ、 最近ではクラウドワークスランサーズに代表されるような「クラウドソーシング」も年々活発になってきているので、「大体意味は知っている」という人も多いと思います。

簡単に表現すれば「自分だけの力では業務をこなせない時」に使える方法となります。
・企業の場合 ・・・ (例)新規事業を立ち上げたいけど、リソースが足りない
・個人の場合 ・・・ (例)専門外の領域をすべて自分ひとりではこなせない など

ただ、中には「外注 = 業務の丸投げ」と正しくない形で利用している人も多いので、今回は外注の必要性やメリット・デメリットを理解した上で、どのような点に気を付けて外注管理していくべきかについて紹介していきます。

【業務外注前】管理者や個人事業主が知っておくべきポイント

業務を外注する必要性

外注とは、社内の経営資源(リソース)だけでは目的を達成出来ない場合や、効率的な企業経営を図りたい場合に、外部の経営資源を利用・活用する方法のことを言います。

そして、そもそもなぜ業務を外注する必要があるのかと言うと、経営資源の制約があるためです。
経営資源は「ヒト・モノ・カネ・情報」を総称して呼ばれる経営用語ですが、企業でも個人事業主でも経営資源が豊富という状況は極めて稀である以上、経営資源の交換をする必要があるということです。

「何と何を交換しているのか?」と言えば、「カネ」と「ヒト」の交換です。
既存の経営資源だけでは業務をこなせないため、お金(カネ)を支払って労働力(ヒト)を買っているという構図になっているのです。

そして、外注をするときに大切となる視点が以下の2つです。

 「外注」をするときに大切な2つの視点

【視点①】 外注をすることで「パフォーマンスの向上」に繋がるかどうか

【視点②】 外注をすることで「経営資源の最適化」に繋がるかどうか

この2つの視点をしっかりと理解しておくことで、実際に自分が外注する時に適切な判断をすることが可能となりますので、この後詳しく解説していきます。

【視点①】外注とパフォーマンスの向上

外注をする時に大切な視点の一つ目は「外注がパフォーマンスの向上に繋がるかどうか」です。

「パフォーマンスの向上」と表現していますが、企業であれば「企業価値の向上」、個人事業主であれば「提供するサービス価値の向上」と読み替えてもOKです。

どういうことかと言うと、自社(自分)にとって「専門外」の業務を外注することで確保出来た時間を有効活用し、結果としてより良いサービスの提供や企業価値の向上に繋がるかという意味です。

イメージしやすいように以下の具体例を考えてみましょう。

● 自分が月に稼働できる時間は「100時間」であり、時間当たり「1万円」の価値を生み出せる

● そのうち「20時間」は売上に直結しないバックオフィス業務をしなければならない

● バックオフィス業務は時間当たり「2,000円」で外注可能であり、自分は専門業務に集中できる

上記の例では「外注しない場合」と「外注した場合」とではどちらの方が良いでしょうか?

結論から言えば、「外注する」を選択した方が良いです。
理由は、専門外の業務を外注することで、より良いパフォーマンスに繋げることが出来るからです。

【外注しない場合の価値】

● バックオフィス業務(20時間分)を自分でやることになり、その時間は価値を生み出さない

⇒ (時間当たり価値)1万円 × (稼働時間)80時間 = 80万円

【外注した場合の価値】

● バックオフィス業務(20時間分)は外注し、その時間を価値を生む専門業務に使える

⇒ (時間当たり価値)1万円 × (稼働時間)100時間 - (コスト)4万円 = 96万円

このように、「専門外」の業務がある場合には、基本的には外注をした方がいいと言えます。

経営資源がかなり限定されている駆け出しの個人事業主やフリーランスを想定してもらえればわかりやすいですが、生活のために本業に集中しなければならないのに、確定申告などの税務業務に頭を悩ませていてはもったいないということですね。

「自分で何でもかんでも抱え込んでやるよりも、周りの出来る人に頼った方がいい」という考え方は「外注」の場面でも使えることを抑えておいてください。

【視点②】外注と経営資源の最適化

外注をする時に大切な視点の二つ目は「外注が経営資源の最適化に繋がるかどうか」です。
これは個人事業主にはあまり関係ないので、企業側が持っておくべき視点の二つ目と言えます。

企業は様々な経営資源を持っていますが、「それが本当に一番理想的な形かどうか?」という意味です。
端的に言ってしまえば、「固定費として抱えている従業員の労働力を外部から調達することは出来ないか?」、つまり固定費の変動費化を図る余地はないかを探るということです。

「固定費の変動費化」という視点は、以下の背景から考えておくべきです。

【背景①】 優秀な人材を確保し続けることが難しくなってきている

【背景②】 コロナ禍の倒産事例からわかるように、固定比率の高さが経営を圧迫する

これらの背景を踏まえた上で、企業は複数のプラットフォーム市場で人材を確保する努力(=背景①への対処)や、財務基盤の根本的な見直し(=背景②への対処)が非常に重要になってきていると言えます。

この後も紹介していきますが、結論として気軽に外注出来るプラットフォームは以下の5社です。
Web・システム関連の制作業務や、ライティング業務、ロゴ制作などのニーズが高めです。

オススメのクラウドソーシングサービス5社

日本最大級のクラウドソーシング「クラウドワークス」
※登録ワーカー数300万人以上、登録クライアント数50万社を超えるサービス
Lancers|日本初のクラウドソーシングサービス
※2008年からスタートした日本初の総合型クラウドソーシングサービス
クラウディア|日本最大級のクラウドソーシング
※毎月1,000人を超える多彩なワーカーが登録しているクライアント手数料無料のサービス
信頼できるクラウドソーシングサイト【Bizseek】
※ワーカー手数料が業界最安のクラウドソーシングサービス
ココナラ|スキルマーケット
※イラスト・デザイン・動画編集などのスキルを持った人たちによるスキルが集まるサービス

また、財務基盤の根本的な見直しには時間を要しますが、早いうちに取り組んでおくべき課題です。

財務基盤の根本的な見直しをする方法

・固変分解を始めとした社内データの洗い出しや整理・財務基盤の再構築を社内で実施
※中小企業のようにリソースが限定的な場合は社内実施が難しく、顧問税理士も担当してくれない可能性有
・財務コンサルをしている会社に依頼する
※相対的に費用が高くなる傾向がある点に注意

財務についてそもそもよくわからない方であれば、僕に連絡頂ければ気軽に相談に乗ります。

【業務外注時】オススメの外注管理方法

外注管理は「QCD」を意識すべき

実際にある業務を外注することになった場合、どのように業務を管理すべきでしょうか?
「必要性」の部分で紹介したように、外注対象とすべきは基本的には「専門外」の業務です。

「急にコアメンバーが退職してしまった」というような緊急性が高い場面では、スポットとして専門業務を外注することもありますが、長期的な観点からは自社で人材を育てる努力をした方が良いです。

「専門外の業務だから詳しい内容がよくわからない」という考えでとりあえず業務を丸投げしている方もいますが、そのような場合でも「QCD」を意識して業務を管理する方法がオススメです。

「QCD」とは、Quality(品質)・Cost(コスト)・Delivery(納期)の頭文字を取った総称

QCDはメーカーなどの生産現場で使われる考え方ですが、サービス分野でも汎用的に使える考え方です。

具体的には、専門外の業務を「社内で抱え込んだ場合」と「外注した場合」をQCDの観点から比較します。

 外注時に考慮すべきポイント【QCDの観点】

【Q】 外注によって得られるサービスの品質はどうか?期待水準を上回るか?

【C】 外注時に発生するコストは予算内か?超過する場合でも合理的な理由はあるか?

【D】 外注者の納品スピードはどの程度か?適切なコミュニケーションは出来るか?

上記ポイントを検討した結果、「社内で抱え込むよりも外注した方が効率的だな」と思える場合には、外注してOKです。問題ないと言える理由は、QCDを通じて外注によるデメリットを検討出来ているからです。

外注によるデメリットとは「業務がブラックボックス化」する点にあります。
簡単に言ってしまえば、「何をしているかわからない状態」になりがちなので、QCDを意識した上で外注するようにしてみてください。

外注する時に使えるプラットフォーマーまとめ

最後に、実際に業務を外注する時に使えるクラウドソーシングのプラットフォームを紹介しておきます。

先ほども前出しで紹介しましたが、どのプラットフォームもシステム利用料はすべて「ワーカー負担」となっているので、外注費用とオプション購入代以外に費用はかかりません。

すべて無料で利用出来るので、初めて外注を検討している方は全部登録しておくと良いでしょう

日本最大級のクラウドソーシング「クラウドワークス」
※登録ワーカー数300万人以上、登録クライアント数50万社を超えるサービス
Lancers|日本初のクラウドソーシングサービス
※2008年からスタートした日本初の総合型クラウドソーシングサービス
クラウディア|日本最大級のクラウドソーシング
※毎月1,000人を超える多彩なワーカーが登録しているクライアント手数料無料のサービス
信頼できるクラウドソーシングサイト【Bizseek】
※ワーカー手数料が業界最安のクラウドソーシングサービス
ココナラ|スキルマーケット
※イラスト・デザイン・動画編集などのスキルを持った人たちによるスキルが集まるサービス

上記以外にもジャンル特化型のクラウドソーシングサービスもありますが、まずは利用者の多いサービスを無料で利用してお気に入りのワーカーを見つけ、必要に応じてその他サービスを利用した方が良いです。

参考までに少し補足しておくと、ココナラはスキルを持っている人たちが出展しているサービス・作品から選んで購入する形式なので、デザインやロゴ・イラスト関係を頼みたい時にちょうどいいかなといった印象です。

なお、専門性の高い業務の外注をしたい場合、上記プラットフォーム内はあまり適していないと思います。
(例:税理士への税務顧問依頼、弁護士への法務相談など)

税理士への業務委託を検討している方は、以下記事でポイントを紹介しているので参考にしてみてください。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は、業務を外注するメリット・デメリットや必要性について紹介してきました。
外注に対する考え方は人それぞれでしょうが、QCDを意識して外注管理をすれば、専門外の業務を安心して委託出来ますし、人件費の変動費化を通じた財務メリットを享受することも可能になります。

また、より良いビジネスパートナーを見つけるためにも、まずは無料の範囲で色々なプラットフォームを使ってみてください。

下記記事では「業務委託に関する会計処理と税務上のポイント」について紹介しているので、こちらも良ければ参考にしてみてください。

では今回はこのへんで。