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【企業向け】リモートワークに最低限導入すべき2つの機能について解説

こんにちは、TAK(@tak_vectorium)です。

2020年も年の瀬に近づいてきましたが、依然としてコロナウイルスの影響は世界的に見ても収束する気配はありません。

そんなコロナ禍の影響を受けて、大企業をはじめとした多くの企業では「リモートワーク」や「在宅ワーク」を導入しているケースもかなり増えてきていますね。

ただ、それでも「バックオフィス業務」のために出社して仕事をしている方はやはり多いようです。

TAK
TAK

「ハンコ出社」って言葉も耳にするようになったくらいだよね

そこで今回は、バックオフィス業務のリモートワーク化を目的とした記事を書いていきたいと思います。

具体的には、
・ ハンコ出社を不要とするために「紙の契約書」に代えて「電子契約」を導入する方法
・ 経理資料をオンラインで提出するだけで、月次経理を可能とするリモート経理の導入方法

この2つについて紹介していきます。

【こんな方に読んで欲しい記事です】

● 紙の契約書にかえて、電子契約(電子署名 or 電子サイン)を導入したい企業担当者の方

● 毎月の経理業務をオンライン化させ、月次ベースの財務諸表も作成したい企業担当者の方

今回はバックオフィス業務の中でも比較的影響の大きいこの2つにしぼって紹介していくことにします。

導入すべき機能①|電子契約

1つ目の導入すべき機能は「電子契約」です。

今までは「紙」の契約書を使うことが一般的でしたが、最近では「電子」のデジタル契約書も使えます。

「紙の契約書の方が安心、電子契約書はよくわからないから不安」というのが、導入に踏み切れないよくある声ですが、法的効力の観点から言えばどちらも変わらないです。

簡単に関連する条文を確認してみましょう。

(契約の成立と方式)

第五百二十二条 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示(以下「申込み」という。)に対して相手方が承諾をしたときに成立する。

2 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない

民法第522条より引用
TAK
TAK

むずかしいね。

簡単に言えば、「契約当事者同士の同意があれば契約は成立するし、その証拠は紙じゃなくてもいいですよ~。でも口約束だとみんなこわいから、書面として残すことが多いよ~」ってことです。

電子契約を導入することによって、従来通りの法的効力を持たつつも、以下メリットを享受出来ます。
・ 印鑑による紙への押印業務を不要にする(=脱ハンコ出社につながる)
・ 印紙代が不要となり、コスト削減につながる

押印業務が不要となるのは、電子契約では「ハンコによる押印」の代わりに「電子署名や電子サイン」によるデジタル署名が可能となっているためです。

印紙代が不要となるのは、印紙税法上の課税文書に該当しないためです。

TAK
TAK

紙だと印紙税法上の「課税文書」として印紙税を納めなければならないけど、電子だと「課税文書」に該当しないから印紙税は不要になるってことです。

電子契約は、コスト削減を図りつつも、物理的な印鑑を不要とできるツールとも言えます。

契約書の枚数が多くて印紙代の節約をしたい企業や、「物理的な印鑑」がリモートワークの障害となっている企業にとって、電子契約の導入価値は高いと思います。

導入すべき機能②|リモート経理

2つ目の導入すべき機能は「リモート経理」です。

リモートは「遠隔」という意味なので、遠く離れていても経理業務をできるようにすることがリモート経理を導入する目的となります。

会社によって経理機能の持ち方は異なりますが、簡単に図でまとめると、以下に示す体制のいずれかに該当するかと思います。

経理機能の持たせ方とリモート経理の導入に向けた対応

社内で経理機能を持っていて、経理担当者が毎日出社している状況であれば、リモート経理に向けた取り組みをしてあげることが大切になります。

対して、経理機能を社外に持っている場合(税理士へ外注など)で、オフライン対応がメインになっているのであれば、オンライン(リモート)に切り替えられるように検討してみてください。

ここでいうオフラインというのは、経理業務のために必要資料を担当者と直接やり取りしたり、郵送対応をするなど、アナログ的な手続きが介入しているケースを想定しています。

「別にリモート経理じゃなくてもいいのでは?」という意見もあるかと思いますが、
・ コロナ禍のような状況で経理担当者だけ出社させる体制は避けるべき
・ コロナ関係なく、基本的にリモートで出来てしまう仕事はオンライン化した方がいい

と個人的には思ってます。

その根底にある理由は、自由な働き方を認め、業務の効率化を図ることがみんなの幸せにつながるからです。

別にアナログすべてをデジタルにすべきと言っているわけではありません。
自分の時間を確保するためにも積極的にデジタルを活用し、必要なときはしっかりとアナログでコミュニケーション取るのが理想だと思っています。

TAK
TAK

続いては、具体的にどうやって2つの機能を導入していけばいいかについて紹介していくよ。

具体的な導入方法①|電子契約の場合

電子契約とリモート経理の導入に共通して言えることですが、これらを導入するためには何かしらのオンラインサービスを利用することが一番効率的です。

特に電子契約の場合は、導入実績が豊富なサービスを利用した方が安心だと思います。

その点、個人的にオススメなのは「GMO」と「リーテック」の2つです。
・ GMO    ・・・ 業界最大手であり、導入実績も豊富な「電子印鑑Agree」を提供
・ リーテック ・・・ 大手弁護士事務所が監修し、プランも多い「リーテックスデジタル契約」を提供

どちらも電子署名法に対応した電子署名を利用することが可能なので、セキュリティも心配ありません。

ただ1点補足しておくと、「印鑑での押印」の代わりに利用するデジタル技術には「電子署名や電子サイン」が存在するのですが、どちらを利用するかによって導入のハードルが変わってきます。

これは、契約は双方の合意で決まる以上、電子契約の導入においても相手方の理解と協力が必要だからです。

簡単に言うと、契約相手方の協力がどの程度得られるかによって、電子契約導入のハードルが変わります。
・ 少し手続き負担があっても、セキュリティ重視なら「電子署名」
・ 最低限のセキュリティが担保されていれば、導入のしやすさを重視して「電子サイン」

といったカタチが一応の目安になります。

GMOが提供する電子印鑑Agreeでは両方のタイプが用意されているので、より詳しく知りたい方は、以下フォームから無料で資料請求してみてください。
>> GMO Agree|資料請求フォーム

TAK
TAK

電子印鑑は認証局が発行する電子証明書で本人確認できるので、セキュリティは高いけど、相手への負荷が大きいんだよね。電子サインはメールアドレスで認証できるので、個人的にはコッチの方が好き。企業ポリシーによりますね。

具体的な導入方法②|リモート経理の場合

最後に、リモート経理の導入方法について紹介していきます。

こちらは先ほど紹介したように、経理機能が「内部」と「外部」のどちらにあるかで異なります。

経理機能が内部にある場合は、経理担当者の意見を尊重しつつ、社内整理を進めるほかありません。

そのためにも、
・ 経理担当者の業務範囲のリストアップ
・ 経理業務に必要な資料の確認や電子化の可否
・ リモート化できる業務とできない業務の洗い出し

など、色々と確認していく必要があります。
経理担当者を中心としつつも、上司がリーダーシップを発揮してより良い働き方を模索してみてください。

一方で経理機能が外部にある場合、または外部への委託を検討している場合には「リモート経理」関連のサービス導入を検討してみるのが良いでしょう。

ケース別のアクションをまとめるとこんな感じです。
・ 既存の税理士が対応してくれる場合  ・・・ そのまま税理士に依頼すればOK
・ 既存の税理士が対応してくれない場合 ・・・ 税理士の切り替えや経理機能のアウトソーシングが必要
・ 既存の税理士がいない場合(切替含む)・・・ 僕に気軽に相談してください

既存の税理士が対応してくれず、税理士の切り替えやリモート経理(経理のアウトソーシング)を検討している方であれば、僕の友人が経営している会社を直接紹介することが出来ます。

また、財務管理を強化するために、毎月の財務諸表を作成することも可能です。

僕が中小企業向けに提供している以下サービスでは、毎月の財務数値をWeb上で可視化し、経営状況をチェックすることも可能です。

TAK
TAK

興味ある方は気軽に連絡ください。

何気ない話をしたくて利用されている経営者の方もいらっしゃいます。

さいごに

今回は、リモートワークに導入して欲しい「電子契約」と「リモート経理」について紹介してきました。

デジタル化を導入することで、社内の業務フローを見直すキッカケになったり、アレコレ検討しているうちにより良い方法が見つかることもよくあります。

企業にとって絶対の正解となる方法はないと思いますが、「リモートワークを導入したくても出来ずに悩んでいる」方の参考になればうれしい限りです。

では今回はこのへんで。