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オンライン会議システム「Whereby」について解説②(使い方編)

こんにちは、TAKです。

前回記事で、気軽に使えるオンライン会議システム「Whereby」の概要とアカウントの登録について紹介しました。今回は「フリープランでどんなことが出来るの?」といった疑問に答えることを目的として、Wherebyで出来ることを紹介していきたいと思います。

【こんな人に読んで欲しい記事です】
● 「Whereby」のフリープランで何が出来るかを知りたい方
● 「Whereby」の具体的な使い方を知りたい方
そもそも「Wherebyって何?」という方は前回記事を参考にしてみてください。

「Whereby」フリープランで出来ること

フリープランまとめ

まず最初に、フリープランで何が出来るのかを確認しておきましょう。
前回記事でも簡単に紹介はしましたが、フリープランで出来ることをまとめると以下のようになります。
(赤字部分については、この後スクショ画面を用いながらより詳細に紹介していきます。)

利用人数の上限は「4人」まで

Zoomのように100人とまではいきませんが、少人数での打ち合わせを好む僕にとっては、4人でも十分に使えます。有料版のProにアップグレードすれば12人に、Businessにアップグレードすれば50人まで参加出来るようになるみたいです。

Room IDのURLから気軽に参加可能

これはミーティング管理者にとっては非常にシンプルかつ便利な点です。
毎回ミーティングの度にURLを発行する必要がないですし、決まったURLを事前に共有しておけば、参加者にも余計な負担をかけずに済みます。

マルチデバイス対応

PCはもちろん、スマホやタブレットからでも気軽に参加出来るのもありがたいです。
以前Zoomをスマホから使った時には、事前にアプリのインストールが必要でしたが、Wherebyの場合にはWebブラウザ経由での参加が可能です。もちろん専用アプリをインストールして参加も出来ます。

身内なら「ダウンロードしといて~」みたいな感じでアナウンス出来ますが、顧客と打ち合わせする場合にはなかなかそうもいきませんよね。相手の環境に関わらずURL共有だけでミーティングに参加出来るのはWherebyの強みの一つだと思います。

セキュアな通話&ルームロックが可能

セキュリティリスクがあると困りますよね。
専用URLを知っている人であれば誰でも参加は出来ますが、鍵をかけておくことも出来ます。
後ほど紹介しますが、ルームロック時に誰かが参加しようとした場合には「部屋のノック」が必要となりますし、誰がノックしてきたのかを確認することも可能です。

スクリーン&YouTubeの共有が可能

これもかなり使える機能です。
ビジネスの場面では、自分が見ている画面を顧客とシェアしたいニーズは想像以上に多いです。毎回その都度自分が見て欲しい情報をメールやSlackなどで送信するのは面倒なので、スクリーンシェアがスムーズに出来るのは個人的にも重宝しています。

仲間内で顔を見ながら話すようなプライベートの場面では、スクリーンシェアのニーズはあまりないかもしれませんが、一緒にYouTubeが観れたら結構嬉しくないですか?コロナウイルスの影響で自粛ムードが広がる今、仲のいい友達と会えないならば、オンラインで繋がりつつ好きなアーティストのライブ映像をYouTube経由で一緒に観るのも楽しくてオススメです。

チャットツール&時間制限なし

フリープランの紹介では記載されていませんですが、当然チャットも使えます。
リアルタイムでメモ代わりにも使えるチャットはもはや必須ツールですね。

また、無料版なのに時間制限はないようです。
Zoomと比較するとわかりやすいですが、Zoomは無料版で100人まで参加出来るものの、時間制限は40分と限定されています。時間制限を設けることで効率的なミーティングをする効果も期待できますが、ディスカッションを繰り返して課題が見えるということもあるので、時間制限ないのは嬉しい限りです。

以上がフリープランで出来ることの紹介となります。以下では具体的な活用方法についてスクショ画面を用いながら紹介していきたいと思います。

「Whereby」の具体的な使い方

ルームロックをする(運営側)

まずはミーティングを開催する人(運営側)はルームロックがかかっているか確認しましょう。
デフォルトでロックが既にかかっているかもしれませんが、以下のように「鍵マーク」をクリックすることでルームロックの管理が可能になります。

「Locked room」がオンになっているか確認出来るようにしましょう。

URLからミーティングルームに参加(参加側)

参加者側はどうなっているのでしょうか?
Room URLを共有してもらった前提で話を進めますが、そのURLに訪問すると以下のような画面になります。訪問先であるURLに間違いがないかを確認して、「Knock」をクリックしましょう。

そうすると、相手が承認するまでは「Waiting for reply…」と承認待ちの状態になります。
承認されるまで待ちましょう。

URLからミーティングルームに参加(運営側)

参加者がルームに参加しようとすると、運営側の画面では以下のように「Request」が届きます。
「Let in」で承認、「See who」で誰がノックしてきたかを確認することが出来ます。

「See who」をクリックすると、誰がノックしてきたのか画面をチェック出来ます。
特に問題なければ「Let in」でミーティングを始めましょう。

ミーティングが開始されると、以下のような画面分割の状態になります。
今回の参加者は2人のみですが、4人なら4分割されるイメージですかね。

チャット機能を使う

ではまず最初に「チャット」を使ってみましょう。
感覚的にわかると思いますが、下側のアイコンから「Chat」を選択すればOKです。
メモ代わりにも議事録代わりにも使えるので、活用してみてください。

スクリーンシェアを活用する

次に、「スクリーンシェア」をしてみましょう。
これも簡単に出来ますが、「Share」画面の「Share Screen」で画面共有が出来るようになります。

すると、以下のように「共有する部分」を選択することになります。

● あなたの全画面:すべての画面を共有
● アプリケーションウィンドウ:特定のアプリケーションのみ共有
● Chromeタブ:ブラウザの特定ページのみ共有

スクリーンシェアしている間、操作側はタブを切り替えることが頻繁にあるかと思いますが、それも気にせず見せていいのであれば「全画面」設定にしましょう。特定のアプリケーション(ExcelやPPT等)だけを見せたいのであれば「アプリケーションウィンドウ」に設定した方がいいでしょう。

自分が公開したい範囲に応じて設定していけばOKです。

スクリーンシェアをしている間の運営側の画面は以下のようになります。
ちなみに「Chromeタブ」で選択範囲を設定しています。

スクリーンシェアをされている間の参加側の画面は以下のようになります。

スクリーンシェアを辞めたい場合には、「Stop」画面を押すだけです。

一緒にYouTubeを観る

では最後に「YouTube」のシェア方法を見てみましょう。
まず、「Share」の「Configure integrations」をクリックして設定していきます。

以下のような画面で、最初はYouTubeのボタンがオフになっているのでオンに変更しましょう。
ちなみにアップグレードすれば「Google Drive」や「Trello」も共有出来るみたいです

あとは、シェアしたいYouTubeリンクを設定すれば、自動的にシェアが開始されます。
今回は僕の好きなアーティストであるB’zが自粛期間に合わせて公開した動画を設定してみました。

そうすると、以下のようにYouTube画面が共有されることがわかります。
無料版でここまで出来るのはすごいですね。

まとめ

いかがだったでしょうか?
今回は、シンプルに使えるオンライン会議システム「Whereby」の使い方について紹介してみました。

シンプルでありながらフリープランで出来ることも盛りだくさんなので、僕は普段の仕事でもフル活用しています。興味のある方は是非使ってみてくださいね。

では今回はこのへんで。